Bereits existierende Briefe müssen mit der EPIS document suite nicht neu angelegt werden, sondern können zeitsparend und effizient in das System importiert werden. Dabei kommt das eigens dafür entwickelte, KI-getriebene und lernfähige Textanalysesystem IDUS® zum Einsatz. Dieses ermöglicht es, bestehende Dokumente in den Formaten Microsoft Word und PDF granular zu importieren und als Objekte im Repository anzulegen. Die parametrierte Verarbeitung unterstützt die Erzeugung von Dokumenten verschiedenster Ausprägungen.

Während des Importprozesses wird eine Datenanalyse durchgeführt. Einzelne Textabschnitte werden identifiziert und entsprechend aufbereitet. Zugleich erkennt die KI potentielle Variablen nicht nur anhand ihres Erscheinungsbildes, sondern auch auf Grund ihrer Häufigkeit im Text. Hierbei findet eine Analyse und Definition der unterschiedlichen Datentypen und Ausprägungen der Variablen statt.

Die Datenanalyse beinhaltet zudem einen Abgleich mit den bereits im Repository vorhandenen Textbausteinen, um Dubletten zu erkennen und den Grad an Wiederverwendung zu steigern. Ebenso erfolgt eine Zusammenführung mehrerer Textbausteine, die hinsichtlich ihrer Semantik übereinstimmen, zu einem einzelnen Textbaustein.

Die Lernfähigkeit von IDUS® kommt beim Import von mehreren Varianten eines Dokuments zum Tragen. Alle vorhandenen Ausprägungen eines Dokuments werden zu einem Dokument verschmolzen. Dabei identifiziert die KI Logiken und befüllt diese mit passenden Variablen. Somit entsteht während des Importprozesses mit Hilfe von IDUS® nach und nach ein kompakt-effizientes Set an Dokumenten mit größtmöglicher Wiederverwendung.

Mit Hilfe dieser Technologie und der Integration des vollen Funktionsumfangs von Microsoft Word ebnet sich ein neuer Weg der Dokumentenerstellung. Dies bedeutet, dass Briefe direkt in der EPIS document suite verfasst und nach Fertigstellung importiert werden können.

Unabhängig vom Weg, wie ein Brief in das System findet, bieten sich für das erstellte Dokument die Möglichkeiten der Weiterbearbeitung, der Erstellung einer Dokumentenvorgabe oder des Exports in ein Outputmanagementsystem.