UNSERE DOCUMENT SUITE
MIGRATION
MIT
MEHR
WERT.
Nach der überraschenden Abkündigung des Outputmanagementsystems DOPiX sehen sich nun viele Unternehmen, gerade in der Versicherungsbranche, in Zugzwang, ihr vorhandenes System zu ersetzen. Es muss nicht nur eine geeignete Alternative gefunden werden, vielmehr müssen alle existierenden Dokumente in diversen Komplexitätsstufen in ein neues Outputmanagementsystem überführt werden. Klar ist sofort, dass dies ein zeit- und kostenintensives Unterfangen sein wird. Grundsätzlich sollte für die Migration die Wahl des neuen Outputmanagementsystems keine übergeordnete Rolle spielen. Ein dynamisches Migrationsverfahren mit flexiblen Schnittstellen schafft Entscheidungsfreiheit in Bezug auf die Wahl eines Outputmanagementsystems und generiert erhebliche Mehrwerte.
Nach den ersten Überlegungen sollte die eigentliche Migration als mehrstufiger Zyklus angesehen und durchgeführt werden.
Wir bieten mit unserer EPIS document suite ein softwarebasiertes, agiles Migrationsverfahren, das die notwendigen Migrationszyklen unterstützt und entscheidend vereinfacht.
Voranalyse im Altsystem
Der erste Schritt der Migration wird sich klassisch gestalten müssen. Zunächst werden die Bedarfe und Aufwände ermittelt. Es erfolgt eine Bestandsaufnahme der existierenden Dokumente im bestehenden System bzw. im zukünftigen Altsystem.
Erstellen von Migrationsvorgängen
Die Dokumente werden aus dem Altsystem im DSF-Format exportiert oder über eine Schnittstelle direkt aus DOPiX entladen . Beim anschließenden Überführen der Dokumente aus dem Altsystem in die EPIS document suite entsteht pro Dokument ein zugehöriger Migrationsvorgang. Dabei erfolgt eine intensive Analyse inkl. Einteilung der Dokumente in Komplexitätsklassen (S, M und L). Dies geschieht entweder, basierend auf der zugeordneten DSF-Datei, oder aber anhand eines Beispieldokuments im PDF- oder Word-Format. Eben jenes Beispieldokument dient auch als Referenz für den späteren Test und den Abgleich der migrierten Dokumente mit dem Altsystem.
Migrationslandkarte
In einer dynamischen Migrationslandkarte werden die Dokumente bzw. die dazugehörigen Migrationsvorgänge priorisiert, in Tranchen eingeteilt und mit einem Status versehen. Aus diesem Clustering entsteht ein greifbares Bild des Migrationsvorhabens sowie eine Zentralisierung der relevanten Daten. Anhand der so gewonnenen Informationen ist es möglich, das zeitliche Vorgehen und die tatsächlichen Aufwände zu definieren.
Import der Dokumente
Beim Ausführen der Migrationsvorgänge, also dem eigentlichen Import des Dokuments in die EPIS document suite, findet ein Abgleich zwischen den zu importierenden und den bereits im System existierenden Objekten statt. Dadurch können textuelle Dubletten erkannt und an dieser Stelle eliminiert werden. Somit findet das erste Redesign der Dokumente statt und der Grad an Wiederverwendung steigt.
Redesign
Mittels verschiedener Werkzeuge bietet sich die Chance, ein Redesign der Dokumente vorzunehmen und sich von Altlasten zu befreien. So können beispielsweise Variablennamen über all ihre Referenzen hinweg geändert oder auch Andruckbedingungen zusammengefasst und damit wiederverwendet werden.
Test - alt versus neu
Vor dem Export findet ein Abgleich mit dem, in der EPIS document suite erzeugten, Dokument und dem Master aus dem Altsystem statt. Bei diesem Abgleich werden automatisiert die Deltas der beiden Dokumente visualisiert. Ebenso ist nach dem Überführen der Dokumente in das Neusystem und dem dortigen Erzeugen eines Testdokuments ein Abgleich mit dem Master aus dem Altsystem möglich.
Export in ein neues Outputmanagementsystem und Nacharbeit
Der Export der Dokumente in das neue Outputmanagementsystem stellt den Abschluss des Migrationsvorgangs dar. Dabei werden sämtliche Objekte der Dokumente im Format des neuen Systems exportiert und in die neue Umgebung überführt. Auf Grund der Vielfalt an Umsetzungsmöglichkeiten von Dokumenten und technischen Diversitäten der einzelnen Outputmanagementsysteme, müssen Nacharbeiten in den Prozess eingeplant und durchgeführt werden. Die „Zaubermaschine“, die vollständig in ein beliebiges Outputmanagementsystem migriert, gibt es nicht. Nüchtern betrachtet wird Nacharbeit immer ein natürlicher Bestandteil des Migrationsprozesses bleiben.
Mehrwert
Nach der durchgeführten Migration steht das komplette Set an Dokumenten und deren Objekte in der EPIS document suite zur Verfügung. Durch den darin enthaltenden Funktionsumfang ergibt sich bei allen zukünftigen Änderungen und Weiterentwicklungen an den Dokumenten eine dauerhafte Effizienzsteigerung im Prozess der Dokumentenerstellung.
Sie möchten mehr über die EPIS document suite erfahren und herausfinden, was wir konkret für Ihr Unternehmen leisten können?
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